物流DXは進んでいる。それでも管理者が紙をExcelへ写し続ける理由

紙を残す合理的な理由もある。ペーパーレスは目的ではない

ここで強調しておきたいのは、紙そのものが悪なのではないという点です。物流現場で紙が使われ続けているのは、それが業務に適している場面があるからです。紙は電源が要らず、寒冷倉庫や粉塵の多い現場でも故障しません。手袋をしたまま書けて、教育コストも低い。障害時のバックアップとしても機能します。

さらに物流現場特有の事情として、スマートフォンの持ち込み制限、機密情報を扱う倉庫でのカメラ制約、パート・アルバイト比率の高さによる端末配布コストなどがあります。これらを無視して「全部スマホに置き換えれば良い」と提案しても、現場は動きません。経団連の2030年に向けた物流のあり方でも、標準化とデータ連携が語られており、紙の撲滅そのものを目的とする論調ではありません。

問題は紙が存在することではなく、紙から別媒体へ人が繰り返し写す仕事が残っていることです。この違いを曖昧にすると、DXの議論が「紙vsデジタル」という不毛な二項対立に陥ってしまいます。目指すのは、紙を残しつつも「一度書いた情報は二度と書かない」という業務設計です。

出典・参照：

• 日本経済団体連合会(2030年に向けた物流のあり方 2025年10月)

管理者は「管理」しているのか、それとも「転記」しているのか

このテーマの核心は、管理者の1日の使い方を可視化することにあります。「管理」という言葉には、本来、進捗把握・判断・指示・改善・人材育成といった中身が含まれるはずです。

しかし実際に現場へ入ってみると、管理者の勤務時間の相当割合が、この「管理」ではなくExcelへの入力に費やされている場合があります。

この一連の作業は「管理」というより「集計」と「転記」に近い実態です。

もし管理者が1日の半分を入力に使っているなら、その時間は現場観察・改善提案・人材育成には回っていません。DXが本来目指すべきは、管理者を入力から解放し、判断と改善に時間を割ける状態を作ることです。この視点を持つと、「システムを入れた」ことがゴールではなく、「管理者の時間の使い方がどう変わったか」がゴールになります。

これを解決する糸口は、自社の管理者に次の3つを聞いてみれば見えてくるでしょう。

この3つを問いかける管理者との対話自体が、次の改善の出発点です。数字は概算で構いません。管理者本人が言語化することに意味があります。

転記を減らす発想はツール導入ではなく業務設計の見直しから

転記を減らすアプローチは、いきなり最新ツールを導入することではありません。順番としては、業務設計の見直しが先で、ツール挿入は後です。順番を逆にすると「入れたけれど使われないシステム」が増え、Excel運用が並走したまま費用だけかかる状態になります。

具体的な視点は3つあります。

第一に、情報の入り口を1回に絞れないかという視点です。ハンディでスキャンした時点でデータが入るなら、そのデータをそのまま集計・報告に使えないか設計を見直します。

第二に、既にあるデータをつなげられないかという視点です。WMSとデジタコ、勤怠システムと日報、これらを連携させるだけで転記の大半が消える現場もあります。

第三に、荷主・取引先との情報授受の様式を交渉できないかという視点です。EDIやCSV連携が難しくても、Excelテンプレートの統一だけで転記時間は削減できます。

OCRや画像認識、生成AIによるフォーマット変換は選択肢の1つですが、これらを導入すること自体が目的ではありません。ホワイトボードの写真から自動でデータを起こす仕組みは実在しますが、そもそもホワイトボードに書かず最初からタブレットに入力する運用が可能であれば、認識精度を心配する必要すらなくなります。

「どこで情報が発生し、どこで加工され、どこで報告に使われるか」を業務フローとして書き出し、途中で人の手が入る箇所に印を付ける、それだけで見直すべき地点が浮かび上がってくるでしょう。

明日から始める。転記業務を減らすための5ステップ

大規模プロジェクトを立ち上げる前に、明日から着手できる手順を示します。全社で一気にDXを進めるより、1枚の紙を1つ減らすマイクロ改善を積み上げ、その結果を検証する小さなPDCAを回す方が、中小物流事業者の現実に合っています。以下は現場責任者・経営者が自分の権限で始められる5ステップです。

ステップ1. 転記業務の棚卸しを1週間だけ実施する

まず管理者に1週間だけ、Excelへの入力業務を「何を、どこから、どこへ、何分」の形で記録してもらいます。フォーマットはA4の紙1枚で十分です。この棚卸しがないまま「DXしよう」と言っても、どこから手を付けるかが決まりません。

棚卸しの結果を頻度と時間で並べると、上位3つの転記業務が全体の7〜8割を占めているケースが多く見られます。1週間かけて改善対象を絞り込むことは、この改善ステップの第一歩です。

ステップ2. 転記元と転記先の関係者を洗い出す

上位3つの転記業務について、情報の発生源と最終利用者を洗い出します。

目的が違えば必要なフォーマットや精度も違います。ここを整理しないまま自動化を始めると、必要のない項目まで自動化してしまい、後から要件変更のコストがかさみます。

ステップ3. 補助金・実証事業の情報を確認する

国土交通省は物流施設におけるDX推進実証事業などを通じて、機械化・自動化・データ連携への補助を継続しています。募集時期や対象は年度ごとに変わるため、公募情報を早めに確認しておくと選択肢が広がります。

ただし、補助金は目的ではなく、あくまでも投資判断のハードルを下げる手段として位置付けてください。棚卸しで見えた課題と補助対象が合致するかを見比べることが、応募判断の起点になります。

出典・参照：

• 国土交通省(物流施設におけるDX推進実証事業)

ステップ4. 荷主・ベンダーと「様式」の交渉を始める

転記業務の多くは、荷主が指定する報告様式に起因します。取引を止めないためにも粘り強い交渉が必要ですが、「この様式に合わせるための入力時間が月に◯時間発生している」という実データを持って対話すれば、CSV提供や様式統一に応じる荷主も出てくるでしょう。

ベンダーに対しても、既存のWMS・TMS・デジタコの連携機能を再確認し、追加開発なしで解決できる部分がないかを問い合わせます。交渉材料はステップ1の棚卸しデータそのものです。

ステップ5. 小さく試して、現場と一緒に定着させる

新しい運用は、いきなり全拠点で始めず、1拠点・1工程・1週間の小さな試行から始めます。現場リーダーを巻き込み、うまくいかない点を毎日拾って翌日調整する、というサイクルを回します。

定着の指標は「Excel入力時間が何分減ったか」「管理者が現場に出た時間が何分増えたか」の2つで十分です。この2つが動けば、DXは前進していると判断できるでしょう。

まとめ：物流DXの本質は「紙をなくす」ではなく「転記を前提としない設計」

本記事の論点を整理します。

貴社が次に取るべき行動は、たった1つで構いません。自社の管理者に「今週1週間だけ、Excel入力の内容を紙1枚に書き出してみてほしい」と頼むことです。何を、どこから、どこへ、何分かけて写しているかが可視化されれば、DXの議論は抽象論から離れ、具体的な削減対象が見えてきます。ツール選定も補助金申請も、その棚卸しがあって初めて意味を持つのです。

物流DXの本当のゴールは、紙をゼロにすることでも、AIを導入することでもなく、管理者が「管理」に戻れる時間を作ることなのです。