【新人DX担当の教科書⑯】改善案件の優先順位の付け方｜着手・待つ・やらないを台帳で決める

小さな改善が1つ動き出すと、次の依頼が届き始めます。現場からは「ここも直してほしい」、経営者からは「あれもできないか」、取引先やベンダーからは「こんなサービスがあります」。気づけば、出所の違う「次にやりたいこと」が手元に並んでいる。そんなことはないでしょうか。

全部を引き受ければ、時間が足りません。かといって、どれを先に進め、どれを待ってもらい、どれを見送るのかを、自分1人で決めるのも難しいものです。声の大きい順や、直近の依頼から手を付けたくなる場面でしょう。

DX（デジタルトランスフォーメーション）の改善では、データや権限が関わる案件の確認を飛ばすと、あとで手戻りが起きることがあります。

本記事では、増えた依頼を改善案件として1つの台帳に集め、会社の課題とのつながりや決める人など確認した内容を列に移して比べ、着手する・待つ・やらないを、決める人に確認して理由とともに残すところまでを整理します。

これまでの回は、新人DX担当の教科書のシリーズページからまとめて読めます。

増えた改善の依頼は、案件として1つの台帳に集める

出所の違う依頼は、そのままでは並べて比べられません。受付先を1つにして、改善案件として台帳に集めるところから始めましょう。

台帳は、改善の依頼や候補を1件1行で並べて比べる表

本記事で扱う台帳とは、改善の依頼や候補を1件1行で並べて比べる表です。紙でも、一般的な表計算ソフトでも作れるので特定のツールは必要ありません。

通常の改善の依頼は、受付先を1つにします。依頼の出所ごとに別々のメモで持つと、同じ依頼が重なったり抜けたりするからです。

依頼を受けたら台帳に1行足すだけにすれば、何が届いていて、何がまだ決まっていないのかを1カ所で見られます。保存先やアカウント、外部ツールに関わる依頼も同じ表に載るので、データの扱いを決める人に確認する案件を見落としにくくなります。

ただし、事故、情報漏えい、法令違反の疑いなど、緊急の問題は別です。台帳に載せる前に、社内の緊急報告の経路や、法務、情報セキュリティの担当へ直ちに連絡しましょう。台帳は、その経路の代わりにはなりません。初動のあとに記録として載せます。

台帳は、改善を始める前に使う表とは別のもの

改善を始める前にも、課題を書き出す表や最初に取り組む1件を選ぶ表を使うことがあります。台帳は、それらとは並べるものも使う場面も違います。違いは次のとおりです。

前の2つの表は「何から始めるか」を決めるためのもので、台帳は、始めたあとに増える複数の案件を運営するための表です。

なお、課題を書き出す表はシリーズ第5回の『業務課題リストの作り方』、最初の1件の選び方は第6回の『DXは「小さな成功」から始める』で扱っています。

台帳には要約だけを書き、詳しい内容は案件ごとのA4用紙1枚にまとめる

台帳は、案件の詳しい内容を全部書く表ではありません。会社の課題とのつながり、決める人と範囲、担い手と時間といった詳しい内容は、案件ごとにA4用紙1枚へまとめ、台帳には要約だけを書きます。台帳は、そのA4用紙1枚を探すための索引であり、案件を横に並べて比べる表です。

A4用紙1枚は、届いたばかりの案件では無理に作らず、台帳の1行から始めてかまいません。確認や着手に進む案件から作り、台帳の行と結びつけます。A4用紙1枚の作り方は、シリーズの第13回から第15回で扱っています。

台帳の列は、確認済みの内容から移す

台帳の列は、ゼロから考える採点項目ではなく、改善を進めるうえで確認しておく内容です。ここでは、その内容を案件ごとの1行に移す方法を示します。

経済産業省の『中堅・中小企業等向けDX推進の手引き2025』（2025年3月）も、経営ビジョンから課題を整理し身近な取り組みから段階的に広げていく進め方を示しており、会社の課題とのつながりを確かめながら進める考え方と重なります。

6つの列と出所

6つの列と、それぞれの出所は次のとおりです。

「決める人」と「担い手」は、別の列にします。判断する権限があることと、実際に作業する時間があることは別の話だからです。担い手の時間は、本人と直属の上司が確認した分だけを書き、善意の残業や自分の休みの時間は含めません。

事前の確認が済んでいなくても、次の相手に聞けば列は埋められます。

聞いた結果は、確認した人と日付とともに書きます。決める人が複数いるときは、複数を台帳に記録します。

ただし、候補の段階で関係者を全員調べ終える必要はありません。誰の確認が要る案件かが分かれば十分です。

未確認は「未確認」のまま残す

まだ確認できていない欄は、想像で埋めずに「未確認」と書きます。会社の課題とのつながりも、決める人も、担い手の時間も、確認できていない案件がそのまま見えることこそ、台帳の価値です。

未確認の欄は、次に誰へ何を聞けばよいかを示す印でもあります。聞く相手が決まれば、確認の依頼を出すだけで一歩進むのです。

架空の場面での記入例

ここでは、次の架空の場面で考えます。

この場面での記入例は次のようになります。

最後の列は、決める人に確認するまでは「判断案」です。台帳は、担当者が他の部署に配置を命じたり、依頼を却下したりするための通知ではなく、決める人と話すための下書きです。この表は普遍的な正解ではなく、会社ごとに列や言い回しを直して使ってかまいません。

台帳に依頼者名、取引先の情報、個人情報、営業上の秘密、セキュリティ上の弱点を書く場合は、見てよい人の範囲と保存先を、決める人と合意した範囲に従わせます。記入例が架空で最小限なのも、そのためです。

4つの問いで比べる：合計点ではなく、理由と確認状況で並べる

列がそろったら、案件を比べます。保存先、外部ツール、他の部署への展開のように、データや権限が絡む案件は、問いの2つ目と3つ目が未確認になりやすいので、そこを見えるようにして比べましょう。

比べる4つの問い

比べるときの問いは、次の4つに絞ります。

区分は、「高・中・低」や「確認済み・要確認」のような粗いもので足ります。区分のための列を台帳に足す必要はなく、6つの列を見比べるときの目安です。

「高・中・低」は、次のような確認できる材料をもとに、決める人と話して決めます。

迷うときは無理に分けず、「未確認」のまま話し合いに出すとよいでしょう。根拠の弱い数字で点数を付けて合計しても、不確実さは消えません。点数がなくても、どの問いが確認済みで、どの問いが未確認なのかが並べて見えれば、決める人と話せます。

問い2と問い3がそろわない案件は、評価が低いのではありません。まだ進められる状態になっていない案件です。

法令・契約の期限・重大な事故の恐れは、比べずに責任者へ上げる

4つの問いで比べても、次の3つは他の案件との比較で順位を決めません。

これらは他の案件に後回しにさせず、決める人、または該当する責任者（法令なら法務の担当、安全やセキュリティの事故の恐れなら管理の責任者）に、台帳の該当行を見せて判断を頼みます。すでに起きた事故は、前章のとおり緊急報告の経路が先で、台帳へは初動のあとに記録する流れです。台帳の「今扱う理由」の列に書いておけば、上げる案件がひと目で分かるでしょう。

ほかの案件の前提になっている案件は、緊急という意味ではなく、順序の制約です。後に続く案件を採るかどうか、いつ進めるかを合わせて、決める人に判断を頼みます。