【新人DX担当の教科書⑯】改善案件の優先順位の付け方｜着手・待つ・やらないを台帳で決める - DXportal

着手する・待つ・やらないを、決める人に確認して理由を残す

比べた結果は、決める人に確認して、判断と理由を台帳に残します。担当者が1人で決めて伝えるのではなく、決める人と一緒に決めて記録することで、あとで説明し直す手間が減ります。

判断は3つに分け、決める人に確認する

判断は、次の3つに分けます。

判断	意味	台帳に残すこと
着手する	担い手と使える時間の範囲で、今進める	着手の理由、担い手、確認した人、確認日
待つ	条件が整うまで始めない。整ったら再検討する	再検討の条件、待つ相手、見直す時期、その間に始めない範囲
やらない	今回は進めないと、決める人が確認した	理由、確認した人、確認日

IPA（情報処理推進機構）の『DX推進指標』も、経営者や各部門が現状と課題の認識を共有し、次の行動につなげるための対話の道具と位置づけています。台帳も、確認した事実を並べて決める人と話すための表として使います。

着手は、担い手と時間の範囲に絞る

着手する案件は、増やしすぎないことが大切です。同時に始める案件が増えるほど、担い手の時間が分散するからです。仕事の流れを管理する手法「カンバン」の公式ガイド『The Kanban Guide』（2025年5月）も、始めたが終わっていない項目の数に注目し、その数を制御する考え方を示しています。

適切な件数は、人数、案件の大きさ、忙しさで変わるものです。台帳の「担い手・使える時間」が確認済みの範囲に収まる案件だけを着手する案とします。この1週間では、着手候補の1〜2件を決める人に確認するところまでを実践の範囲としましょう。

「待つ」は、再検討の条件つきの判断

「待つ」は、先送りではありません。何が整えば再検討するのかを決めた、条件つきの判断です。待つ案件には次の4つを残します。

残すこと	書く内容の例
何が整えば再検討するか	担い手の時間が、本人と直属の上司に確認できたとき
誰を待つか	決める人、直属の上司、展開先の責任者
いつ見直すか	見直す時期（例：来月の初め）、または何かが起きたとき（例：確認の返事が届いたとき）
その間に始めない範囲	保存先の移し替えには手を付けない

依頼した人には、「今は担い手の時間が確認できていないため、確認でき次第、見直します」のように、理由と見直しの条件を伝えられます。

「やらない」は、決める人が確認した判断

「やらない」は、DX担当者が他の部署に宣告するものではありません。会社にある職務の権限や決裁の規程に沿って、決める人が確認した案件についての判断として記録します。

判断の対象は案件であり、依頼した人や部署の評価ではありません。依頼した人には会社としてどの理由で今回は進めないのかを、決める人が確認した内容として伝えます。同じ依頼が再び届いたときは、期限、費用、技術、法令、事業の方針など、前提が変わっていないかの確認が先です。変わっていなければ、台帳に残した理由と確認日を、そのまま説明に使えます。

始める前の確認：つまずき・チェックリスト・この1週間でやること

台帳を作ったあとに、何を確かめ、どこまで進めればよいのでしょうか。つまずき、確認項目、この1週間の行動の順にまとめます。

よくあるつまずき

つまずきは、主に2つあります。

1つ目は、合計点を決定のように使うことです。点数は、決める人と話す入口であって、答えではありません。順位が点数で決まったように見えても、確認が取れていない案件が混じっていないかを、先に見ます。

2つ目は、台帳を作っただけで判断が決まったと思うことです。台帳は下書きであり、決める人に確認して、判断・理由・確認日が残って初めて、案件をさばけた状態になります。

チェックリスト

台帳を作ったら、次の6点を確認します。

確認	確認すること	確認の目安
□	届いた依頼や候補を、1件1行で台帳に書いたか	出所の違う依頼が同じ表に載っている
□	決める人と担い手を、別の列にしたか	判断する人と作業する人が分かれている
□	確認できていない欄を「未確認」のまま残したか	想像や自分の休みの時間で埋めていない
□	法令・期限・重大な事故の恐れを比べずに責任者へ上げ、ほかの案件の前提になる案件は順序を決める人に確認したか	決める人または責任者へ上げる案件が分かる
□	「待つ」案件に、再検討の条件、待つ相手、見直す時期、始めない範囲を書いたか	先送りになっていない
□	「やらない」を、決める人に確認してから書いたか	担当者の独断になっていない

この1週間でやること

この1週間の行動は次の4つです。

やること	具体的な内容
1. 書き出す	手元にある改善の依頼や候補を、台帳に1件1行で書く
2. 列に移す	各案件に、会社の課題とのつながり、決める人と範囲、担い手と時間の確認内容を要約して移す。未確認は未確認のまま残す
3. 4つの問いで並べる	会社の課題への効き方、決める人と範囲、担い手と時間、今扱う理由の4つを案件ごとに並べて見る。問い2〜3が確認済みで、今扱う理由がある案件から、着手候補を1〜2件に絞る。候補が複数残るときは、4つの確認内容を並べて、決める人が理由を記録して選ぶ。法令・契約の期限・重大な事故の恐れがあれば、比べずに責任者へ上げる
4. 決める人に確認して残す	着手候補の1〜2件を始めてよいか、待つ案件の扱いを確認し、判断・理由・確認日を台帳に残す

記入例のように、候補がすべて未確認のときは、着手を増やさず確認を先に進める「待つ案」を決める人に見せ、その進め方でよいかを確かめます。話す時間がすぐに取れないなら、手順1から3を先に進め、確認の依頼を出す段階で区切ってかまいません。まずは手順1の書き出しから始めましょう。

まとめ：台帳は、確認済みの事実を並べて決める人と話すための表

台帳は、点数で順位を決める表ではなく、確認した事実を案件ごとに並べ、決める人と話すための表です。増えた依頼を1件1行で集め、列に移し、4つの問いで並べると、着手する案件は担い手と時間の範囲に絞られます。

着手しない案件にも、「待つ」なら再検討の条件、「やらない」なら決める人が確認した理由が残ります。これが増え続ける依頼をさばく土台です。台帳は依頼を説明して整理するための共通の表として、閲覧を許された範囲だけを抜き出し、依頼した人への説明にも使えます。

まずは、手元にある依頼を1件1行で書き出し、決める人に見せる1枚を作ってみてはいかがでしょうか。

次回は、改善の効果を数字で語るための物差し、導入前の基準値とKPI（成果を測る指標）を扱う回です。続きの回や、関連する過去の回は、新人DX担当の教科書のシリーズページから探せます。