【新人DX担当の教科書①】DX担当になったら最初の1週間でやること

「ある日突然、社長から「DX担当をお願い」と言われたが、何から始めればよいのか分からない。AIを勉強すべきなのか。ツールを探せばよいのか。そもそもDX担当とは何をする仕事なのか」

世の中にDX（デジタルトランスフォーメーション）やAIの解説記事はあふれていますが、「DX担当という仕事そのもの」を順序立てて教えてくれる情報はほとんど見当たりません。書籍を買って勉強しようと思っても、その膨大なページ数に気後れしてしまう。こんな経験をお持ちの方も少なくないはずです。

そこで、DXportal®では、【新人DX担当の教科書】として、辞令を受けたばかりの中小企業のDX担当者が、毎週日曜日の夜に読み、月曜日からの1週間でやることを一つだけ持ち帰れる実践型シリーズを企画しました。

第1回となる本記事では、辞令を受けてからの最初の1週間で何をすべきかをお伝えします。読み終えたとき、月曜日の朝に「今週は会社を知ることだけに集中しよう」と思えるはずです。一緒に少しずつ進んでいきましょう。

DXportalが【新人DX担当の教科書】を始める理由

DX担当に任命された人が最初に困るのは、「何をする仕事か誰も教えてくれない」という点です。DXやAIの解説記事は無数にありますが、任命された当人が知りたいのは、明日の朝デスクに座って何から手を付ければよいか、です。本連載はこの問いに答えるためにあります。

DX担当という仕事を教える記事が世の中にない

DXは経営課題を解決するための手段です。しかし多くの記事は「DXとは何か」「AIで何ができるか」というツールや概念の解説に偏っています。任命された担当者が直面しているのは、もっと手前の問題です。誰に何を聞き、どこから観察し、何を書き出し、何をやってはいけないのか。これらを順序立てて示してくれる記事が、ほとんどありません。本連載はその空白を埋めるためにあります。

毎週日曜日、明日からの1週間でやることを一つだけ提案する

DX担当の仕事は長期戦です。1週間で会社を変えることはできません。しかし、1週間ごとに小さな一歩を積み重ねれば、半年後には会社の見え方が変わってくるはずです。本連載は毎週日曜日に更新し、その週にやることを一つだけ提案します。完璧を目指さず、まずは月曜日に動き出せる状態を作ることを目指しましょう。

最初の1週間は「改善」ではなく「観察」が仕事

辞令を受けた直後、多くの新人DX担当が陥る誤りがあります。それは、初日から「改善案」を考え始めてしまうことです。改善は必要な仕事ですが、観察を飛ばして改善に進むと、現場と経営の双方を失望させる結果になります。

観察を飛ばした改善が現場を壊す

会社の実情を知らないまま改善案を作ると、現場で実際に動いている業務の機微を見落としてしまうでしょう。例えば、ベテラン社員が長年かけて磨いた手順を「非効率」と切り捨ててしまったり、本当の課題ではない部分にツールを当ててしまったり……。結果、現場の協力を得られず、DXは「上から降ってきた迷惑な仕事」と見なされてしまうかもしれません。DXに取り組む最初の段階で現場の信頼を失うことは、新人DX担当にとって大きなつまづきです。

「知らないまま改善する」のが一番危険

「知らないこと」自体は問題ではありません。新人DX担当が会社のすべてを把握していないのは当然です。問題なのは、知らないまま動いてしまうことです。最初の1週間は、知らないことを認め、知るための時間に使いましょう。これが後の判断精度を支えます。

観察対象は「会社・現場・人」の3つに分ける

観察対象は3つに整理して考えます。第1に会社（経営層が何を期待しているか）、第2に現場（どの業務が忙しく、どこに紙が残っているか）、第3に人（ベテラン社員が何に困っているか）です。次の章から、それぞれの観察方法を具体的に示します。

今週やること①：社長に15分もらい、期待を聞く

最初に確保すべきは、経営層との対話の時間です。1時間も2時間もいりません。15分で十分です。

なぜ社長との対話が最初なのか

DXは経営課題を解決するための手段です。経営課題が言語化されていないまま動くと、効率化だけを追求したツール導入が目的化してしまうかもしれません。それでは、経営課題の根本的な解決にはならないのです。

社長がDXに何を期待しているのか、DXを推進した結果どのような成果を得たいのかを、社長本人の言葉で聞き出すことが、すべての出発点になります。任命の理由を本人の口から聞くだけでも、自分が担う役割の輪郭が見えてきます。

聞くべき5つの質問

社長との15分では、以下の質問をぶつけてみてください。

これらをメモに残し、後で文章化します。社長の言葉のニュアンスまで記録しておくと、後の方針判断で迷ったときの羅針盤になります。

なお、社長の許可が得られれば、対話の様子をボイスレコーダーなどで録音しておき、後でAIを使って要約したテキストに起こしても構いません。ボイスレコーダー×AIの活用は、会話に集中する姿勢を作るのにも役立ちます。

聞いてはいけない質問

逆に、初回ヒアリングでは「何のツールを入れますか」「AIで何をしますか」と聞いてはいけません。DXによる具体的な施策案を経営層が持っていることは少なく、仮に答えを引き出せても、それは仮説に過ぎません。手段は後から決めるものです。手段から入ると、あとで「思っていた話と違う」という擦れ違いが起きてしまうリスクもはらんでいます。まずは、フラットな段階で現状の課題を聞き出し、その対応策はあとから考えても問題ありません。

今週やること②：現場を30分歩く

社長との対話が終わったら、椅子から立ち上がって現場へ向かいましょう。資料を読むより、まず歩きます。課題も解決策のヒントも、すべて現場に転がっているのです。

30分歩くだけでわかること

オフィスや工場、店舗を30分歩くだけで、紙の量、人の動き、机の上の散らかり具合、誰がどこで電話しているかが見えてきます。社内システムの画面を覗かせてもらうのも良いでしょう。ただし、闇雲に現場を歩くだけでなく、「資料は何で作っていますか」「この紙はどこへ流れますか」と現場の担当者に聞きながら歩くことを意識しましょう。

一番忙しい部署を特定する

歩きながら、明らかに人が動き回っている部署、電話が鳴り続けている部署、紙が積まれている部署を探します。そこが課題の宝庫であり、後の改善の起点になります。最初の1週間では「目星をつける」だけで十分です。改善案はまだ作りません。

紙で運用されている業務をリストアップ

歩きながら気づいた紙業務をメモします。

仮に、一部の業務で紙対応が残っていたとしても、必ずしも悪ではありません。慣習・法令・取引先の都合・現場のITリテラシーなど、紙のまま運用されている理由を把握すれば、改善の優先順位が判断できます。

今週やること③：ベテラン社員に「困りごと」を聞く

会社の実態を一番知っているのは、長年現場で働いてきたベテラン社員です。彼らの言葉は、どんな資料よりも具体的で価値があります。

ベテラン社員へのヒアリングの基本姿勢

まずは、各部署のベテラン社員とヒアリングの時間を設け、ゆっくりと対話を試みます。ただし、ヒアリングの段階ではまだ改善案を出す必要はありません。「困っていることはありますか」「日々の業務で時間を取られているのは何ですか」と相手の話を聞くことに注力し、部署の課題をできる限り丁寧にピックアップします。1人あたり20分から30分、初週で3人ほど話せれば十分です。

聞き出す3つの観点

ベテランから聞き出したいのは次の3点です。

過去の失敗経験は、新人DX担当が同じ轍（てつ）を踏まないための情報源です。ベテランの言葉を尊重する姿勢を見せることで、後のDX推進で協力を得やすくなります。

改善案を出さない我慢が後で効く

ヒアリング中に「こうすればいいのでは」と思っても、その場で口に出すのは控えましょう。新人DX担当が初日から提案すると、ベテランは「またか」と心を閉ざしてしまうかもしれません。最初の段階では「聞く」だけに徹します。提案するタイミングは、観察を終え、社長と合意した方針が固まってからです。

今週やること④：使っているシステムを書き出す

最後に、社内で使われているITシステムを一覧化します。これがIT資産の見える化の最初の一歩です。

IT資産の「見える化」はDXの前提

どんなシステムが、いつから、誰のために動いているか。契約は誰が結び、毎月いくら払っているか。これらが見えないままDXを進めると、二重投資や契約放置が起きます。経済産業省は2025年5月に『レガシーシステムモダン化委員会総括レポート』を公表し、いわゆる「2025年の崖」を一区切りつけたうえで、レガシー刷新を継続課題として位置づけました。中小企業でも、自社のIT資産を把握しないまま新しいツールを入れることは、コストとセキュリティの両面でリスクになります。

初週はシンプルな一覧で十分

最初から完璧な棚卸表は作れません。紙でもExcelでもよいので、以下の項目を埋める一覧を作りましょう。

この表を作るだけで、誰も使っていないSaaSや、保守切れに近いシステムが見えてきます。判断は来週以降で構いません。今週は「ピックアップする」ことが目的です。完璧を目指して止まるより、空欄ありでも前へ進めることを優先します。

出典・参照：

• 経済産業省（レガシーシステムモダン化委員会総括レポート、2025年5月28日公表）