稟議の承認が遅い原因｜1件ログで待ち時間を分ける【業界別DX実務ナビ】

承認ルートは、案件のリスクに応じて直列・並列・報告・代理を選ぶ

ルートを変えてよい案件と変えてはいけない案件は、どこで分かれるのでしょうか。承認の目的が分かったら、案件の種類とリスクに合わせてルートを選びます。ここでも、表で長い区間が見つかった承認から表計算ソフトの判断表で見直します。

判断表の列

承認ごとに、次の項目を書いた判断表を作ります。

案件の種類とルートの考え方

案件の種類ごとに、ルートの考え方は異なります。次のとおりです。

リスクの高低は、金額の大きさ、契約や法令への関わり、個人情報の有無といった軸で、職務権限規程や担当部署（法務・経理など）の判断に沿って決めます。決める責任者は、判断表の「見直しの責任者」の欄に書いておくとよいでしょう。

前段の判断が後段の前提になる承認は、着手を並列にしても前段の結果を確認する前に完了できない制御を置きます。この制御がないと、確認の抜けにつながるのです。たとえば法務の確認結果を見て経理が承認する場合、経理は資料を先に読み始めてもよいが、法務の承認が終わるまで承認の操作はできないという設定です。

結果が互いに依存しない承認は、そのまま並列にできます。職務権限規程や取締役会の規程に関わる判断は、自社の規程と専門家への確認が必要です。

代理承認の条件

承認者の不在で稟議が止まるのを防ぐために代理承認を置く場合は、次の項目を決めます。

これらは法律上の要件ではなく、自社の規程や管理部門の判断に沿って決めます。

条件がないまま代理を置くと、権限のない人が承認する事態になりかねません。

稟議改善は、決裁日数と統制の副作用を同時に確認する

ここまでで、承認の目的を分け、案件のリスクに合わせてルートを選ぶ見直しを進めてきました。しかし、見直したルートで稟議の承認は本当に速くなったのでしょうか。これを判断するには、見直しの前と後で次の2つを同じ方法で計り比べてみてください。

また、仮に承認時間が速くなっていても確認はここで終わりません。承認を速くする見直しには、統制が弱くなるという副作用が出ることがあるためです。

たとえば、承認の手間を減らしたつもりが、承認を待たずに実行する習慣につながると、かえって事後稟議や確認漏れが増えることがあります。この副作用が出ていないかは、決裁日数と並べて次の指標で確かめます。

ただし、履歴だけで数えられるのは差戻し率と期限超過だけです。残りの3つは、履歴に加えて表にある別のデータが必要です。

比べるときは、改善の前後で期間と案件の種類をそろえて比べます。件数が少ない案件の種類は数件の増減で判断せず、期間を延ばして見てください。決裁日数が短くなっても、事後稟議や確認漏れが増えていれば統制が弱くなっているサインです。

最後に、数字の使い方で1つ注意があります。ここまでに集めた時刻や日数を承認者ごとに並べれば、誰が遅いかの順位にもできてしまいます。しかし、この表は、止まる工程を見つけるための記録です。承認者個人の遅さの順位づけには使うためのものではありません。

個人を並べて急かすと、中身を確かめずに早く通す承認者が出て、せっかく残した統制が弱くなりかねません。集計は人名ではなく、案件の種類・承認の段階・承認の目的・差戻し理由で行うのが基本です。

特に、少数の案件から個人が特定できる部署では、集計の公開範囲を限定するとよいでしょう。承認の時刻のような行動の記録を取る場合は、次の3つを決めて行なってください。

くれぐれも、個人の平均時間は人事の評価には使用しないことが前提です。

まとめ：遅い人ではなく、止まる工程を1つ直す

稟議の承認が遅いときは、止まる工程を見つけて直します。進める順番は、次のとおりです。

まずは直近の稟議を数件選び、表の列を埋めてみてはいかがでしょうか。

なお、承認の経路そのものをやめる意思決定の背景については、下記の記事も合わせて参考にしてください。