稟議の承認が遅い原因｜1件ログで待ち時間を分ける【業界別DX実務ナビ】

「承認がなかなか下りない」

稟議が止まるたびに、そう言われる場面はないでしょうか。ところが、承認者に届く前に止まったのか、届いたのに開かれなかったのか、判断の材料が足りず差戻しになったのかで打つ手は変わります。

バックオフィスのDX（デジタルトランスフォーメーション）は、承認者を見張るためではなく、稟議1件の出来事を時刻の順に残し止まる場所を見つけるために使います。ワークフロー（稟議の回付を管理するシステム）の履歴や表計算ソフトがあれば、中小企業でも始められる内容です。

本記事では、稟議の承認が遅い原因を1件ごとの時刻の記録で待ち時間・判断時間・差戻しに分けて見つけ、統制を守りながら承認ルートを見直す手順を整理します。

稟議の承認が遅い原因は、1件のイベント時刻を並べると見つかる

稟議が遅い原因は、1件ごとの出来事の時刻を記録して並べるとどこで止まっているかが数字で分かります。この章では、稟議に悩む企業の実態と記録する時刻の項目を整理します。

稟議の悩みの実態

稟議の悩みは、調査にも表れています。ワークフローシステムを提供するエイトレッドが行った『稟議書に関する実態調査』（2022年3月28日）では、従業員100人以上の企業で、過去半年に稟議を3回以上起案した109人を対象に調査を行いました。その結果、稟議の申請フローに悩みが「何度もある」「ややある」と答えた人は、合わせて78.9%でした。

悩みの内容（複数回答、悩みがあると答えた人が対象）は、次のとおりです。

同じ調査では、稟議が役に立った場面として「会社の意思決定の証拠になった」が51.4%でした。稟議には遅さの一方で、後から判断の経緯や過去の担当者の対応をたどれる、意思決定の記録としての価値もあります。

また、承認が滞る理由を管理職に聞いた調査もあります。NTTデータビジネスブレインズが2026年9月2日に公表した調査は、2026年8月21日から22日に全国の業務・管理系部門のリーダーや管理職221名へ行ったインターネット調査です。結果は、次のとおりでした。

つまり、決裁ではない確認が多いと承認者に届く稟議の数が増え、待ちも増えるのではないでしょうか。自社では、確認が目的の承認の件数とその承認での待ち時間を時刻の記録で突き合わせて確かめます。

起案開始から決裁までに記録する時刻の列

そこで、稟議1件の出来事を時刻順に記録した表を作ります。承認者が複数いる稟議は承認の段階ごとに、差戻しが複数回あればその回ごとに行を足します。同じ案件IDを付ければ、1件の稟議として並べられる形です。ワークフローの履歴か表計算ソフトから、まず次の7列を取り出します。

これだけで、承認者に届いてから開かれるまでの待ちと、開いてから判断するまでの時間を分けられます。余裕があれば、次の列を足すとさらに細かく見られます。

ワークフローの履歴を一覧で書き出せるなら、その一覧から表へ転記します。書き出せないときは、総務など決めた担当者が直近の稟議を数件選び、画面の履歴を見て表へ書き写します。

システムに残っていない時刻は推測で埋めず、空欄のままで構いません。たとえば、着手時刻が履歴に残らないなら、到着から承認または差戻しまでをまとめて1つの区間として扱います。

なお、申請（起案開始、決裁、期限を足した場合はそれも）は1件の稟議につき1回分なので、行を足したときは最初の行だけに書いても全部の行に同じ値を入れても構いません。表計算ソフトで集計しやすい方にそろえてください。承認／差戻しの列には、時刻に添えて「承認」か「差戻し」かを書きます。

稟議の所要時間は、待ち・判断・差戻し修正に分けて比べる

稟議書の遅れは待ちなのか、判断なのか、差戻しなのか。時刻がそろったら、表計算ソフトで全体の日数を工程ごとの所要時間に分けて見てみましょう。準備・届くまで・待ち・判断・修正のどれが長いかで、直す場所が変わります。

6つの工程の分け方

記録した時刻の列から、次の区間を計算します。ただし、起案準備は「起案開始」、差戻し修正は「再申請」、再申請後は「再申請」と「決裁」の列を足していないと計算できません。承認の段階ごと、差戻しの回ごとに同じ区間を繰り返し記録します。

待ちと判断を分けるには、到着、着手、承認・差戻しの3つの時刻が最低限必要です。着手の時刻が履歴にないときは、到着から承認・差戻しまでを「到着後全体」としてまとめて測り、次回から着手の時刻も記録するようにします。

区間を比べるときは、次の3点をそろえます。

「承認が遅い」という1つの言葉を、重ならない区間に分けるとどこが長いかが見えてくるものです。

待ちの中身を区別する

長い区間が見つかったら、次はその中身を区別します。到着後の待ちが長い場合は、次のどれにあたるかを表の「会議体待ち」や差戻し理由と突き合わせて確かめます。

ただし、時刻の記録で分かるのは区間の長さまでです。どれにあたるかは、休暇の予定やワークフローの不在設定、会議の開催日や確認の問い合わせ記録、差戻し理由、承認者本人への確認を手がかりに判断します。

確定できないときは「理由不明」と記録します。たとえば、会議で決める案件の待ちは会議の開催を待つ時間です。会議の頻度を変えるか事前に回付する範囲を変えるかが、打ち手の候補になります。

承認の目的は、決裁・専門チェック・牽制・情報共有に分けて見直す

待ちの多い承認を見つけても、すぐに削るのは避けます。承認には、それぞれ目的があるからです。まずは、表の差戻し理由と突き合わせながら目的を分けて、残す承認と見直せる承認を区別しましょう。

承認の4つの目的

承認の目的は、次の4つに分けられます。

この4つは、承認を見直すために本記事で整理したものです。時刻を記録した表の差戻し理由と結びつけて使います。自社の規程に固有の目的があるときは、その目的も落とさずに残します。

差戻しがゼロでも、牽制の承認は消さない

ところで、表で差戻しがゼロの承認を見つけると、何も止めていない無駄な承認に見えて、手順として削りたくなるかもしれません。

ただし、牽制や専門チェックの承認は差戻しがゼロでも機能している可能性があります。確認が入ることで、起案者が事前に注意して書く効果も考えられるからです。そのため、差戻しがない承認を削る前に、その承認が何のために置かれたのかを規程や過去の経緯で先に確かめるようにしましょう。

規程に記載がないときは、その承認を置いた部署・承認者本人・経営層に何を防ぐために置いたのかを聞き、答えを判断表の「承認の目的」と「確認の観点」に書き残します。目的が牽制や専門チェックなら、残す理由として記録します。