業務課題リストの作り方｜新人DX担当が最初に整理すべき改善テーマの選び方

「声が大きい課題」「大きすぎる課題」から始めない

課題リストが揃っても、どこから着手するかの判断で新人DX担当はつまずきます。ここでの原則は、「声の大きさ」でも「案件の大きさ」でもありません。この章では、避けるべき2つの選び方と、狙うべき交差点を示します。

声の大きさで選ぶと後で反発が来る

どこの企業でも社内に存在する、発言力のある人・立場が上の人・声が通りやすい人の困りごとが優先されやすい構造は危険サインです。その課題が会社全体にとって最優先とは限りません。

DX担当は、誰が言ったかではなく、どれだけ業務や経営に影響しているかで判断する必要があります。声の大きい人の課題が結果的にA判定になるのは構いませんが、順序を逆にすると、後から「なぜあの部署ばかり優先するのか」と別の部署から反発を招きかねません。逆に、判断の順序を守るだけで、後の信頼は積み上がります。

大きな課題から始めても失敗する

こうしたテーマは経営インパクトが大きい一方、新人DX担当が最初に着手するには重すぎます。関係者が多く、予算が必要で、失敗した際の影響も広範囲です。

最初は、影響が見えやすく、関係者が少なく、失敗しても戻せるテーマを選ぶことをおすすめします。IPAの分析でも、業務プロセス改善レベルにとどまる企業が多いと指摘されていますが、その段階で小さな成果を積むことが次の全社的な取組への足がかりになります。

狙うべきは「現場が困っていて、経営にも効く」課題

DX担当が狙うべきは、現場の負担と経営リスクが重なる領域です。次のような課題が該当します。

現場の不満だけでもなく、経営者の号令だけでもない、両方が交差する場所を探しましょう。ここが見つかれば、社長にも現場にも説明しやすい改善テーマになり、DX担当としての最初の実績にもつながりやすくなります。

出典・参照：

• IPA（DX動向2024 中堅企業のDXの取組についての考察）

優先順位はA/B/Cの3分類でつける

新人DX担当がスコアリング表や優先度マトリクスに走ると、点数付けの議論だけで時間を溶かしてしまいます。まずはシンプルな3分類で分けることを意識しましょう。この章では、3分類の定義と判断フローを示します。

3分類の定義

以下の3つに分けるだけで、担当者の頭のなかも会議の空気も整理されます。

Cは「やらない」ではなく「今はやらない」です。記録しておくことで、後から状況が変わったときに拾い直せば十分です。課題を3分類に分けることは、DX担当のタスクリストが際限なく膨らむのを防ぐ役割もあります。

3分類の判断フロー

判断に迷ったら、次の順序で問いを立ててください。上から順に当てはめれば、迷いが減ります。

10個の課題があれば、A：2〜3個、B：3〜4個、C：3〜5個くらいの分布になれば健全です。Aばかりが並ぶ場合、判断が甘い可能性があります。C候補を持てることも、DX担当としての成熟度のあらわれです。

中小企業の事例：食品卸で見えた「本当の課題」

抽象論だけでは伝わりにくいため、従業員30名程度の食品卸のケースを例に、業務課題リスト活用の具体例を示します。この章では、現場の声がどう本当の課題に翻訳され、どのテーマがAランクに選ばれたかに注目してください。

現場から集まった困りごと

管理部門のDX担当が現場から集めた困りごとは、次のようなものでした。バラバラの発言に見えますが、リストに並べると共通点が見えてきます。

ここで「FAX廃止」「受注システム導入」と解決策から入ると、投資規模が跳ね上がり、現場も社長も動けなくなります。DX担当が焦って解決策に飛びつくと、最初の提案でつまずきます。

業務課題リストに翻訳した結果

これらを本当の課題に言い換えると、根っこはシンプルでした。しかし、よく見るとバラバラに思えた困りごとが、4つの課題に共通されることに気づきます。

このうち、Aランクに置いたのは「受注情報の記録場所を1つに統一する」「在庫確認の担当と時間帯を決める」の2つでした。いずれもツールを新しく買わず、Excelと運用ルールの整備だけで着手できるテーマです。

Bランクには「配送指示の記録化」「顧客別ルールの文書化」を置き、Cランクには「受注システム導入」を置きました。受注システムは効果が大きい一方、Aランクの2テーマで運用が整理されてから検討したほうが、要件定義の精度が上がるためです。

この事例から学べること

小さく見える改善でも、業務課題リストに沿って選べば、次のシステム投資の判断精度を上げる下地になります。DXは、いきなり大きなシステムを入れることではなく、経営と現場が同じ地図を見られる状態を作ることから始まります。派手さはなくとも、着実に会社を前に進める仕事です。

よくある失敗パターンと避け方

業務課題リストは作ること自体は難しくありませんが、運用でつまずくポイントがいくつかあります。この章では、新人DX担当が特に注意すべき4つの落とし穴と、その回避策を扱います。

失敗1：現場を巻き込まずIT担当だけで作る

課題リストをIT担当や情報システム担当だけで作ると、現場の実態から離れてしまいます。必ず現場ヒアリングを経て、書いた内容を現場に見せて確認しましょう。「これで合っていますか」と問い直すだけで、精度が上がるだけでなく、現場の信頼も得られ、今後のDX推進を円滑に進める力になってくれます。肝心なのは、現場から出た言葉を、現場に返して確認する往復の工程を意識することです。

失敗2：完璧を目指して着手が遅れる

100個の課題を網羅しようとすると、着手が数ヶ月遅れてしまうでしょう。最初は10〜20個で構いません。動きながら追加・修正する前提でスタートします。完成度80%で一度回してみるほうが、100%を目指して止まるより早く成果が出ます。

失敗3：課題を「悪いところ探し」にしてしまう

課題リストは、誰かを責めるための資料ではありません。現場が我慢して回してきた仕事を、会社として改善対象に引き上げる資料です。ヒアリングの場でも、この意図を最初に伝えてから始めてください。「あなたを評価するためではなく、業務を変えるための整理です」と一言添えるだけで、協力度は変わるはずです。反対に、この一言を省くと、現場は口を閉ざしてしまいがちです。

失敗4：解決策を先に決めてしまう

「AIで解決できそうな課題を集めろ」「ペーパーレス化に使えそうなものを出せ」といった逆算は、課題整理の質を落とします。手段は課題が出揃った後に選びます。DXは目的ではなく、経営課題を解決する手段です。手段から入ると、手段のために課題を歪めてしまいかねません。

出典・参照：

• IPA（DX動向2024 日本企業が直面するDXの2つの崖壁と課題）
• IPA（DX推進指標 自己診断結果分析レポート2024年版）

すぐに使えるチェックリストと次のアクション

ここまでの内容を、実務で使えるチェックリストにまとめます。着任1〜2週間で試してみてください。この章は、読者が動き出すための実行編です。

業務課題リスト作成チェックリスト

以下の11項目のうち、9項目以上でYesが付けば初版のリストとしては十分です。残りは運用しながら埋めていきます。

完璧を求めず、まず一度通しで書ききることを優先してください。書き終えた段階で、次にヒアリングすべき相手や、追加で見たい業務が自然と浮かんできます。

読者が取り組む3ステップ

読み終えた後にやることは、次の3つだけです。分量は少なく、時間もかかりません。

最初から100個の課題は不要です。10個で構いません。10個を書き終える頃には、業務課題リストの手触りが分かり、次にヒアリングすべき相手も見えてきます。ここまで進めば、シリーズ第6回「小さな成功から始める」に進む準備が整います。

出典・参照：

• 中小企業庁（2025年版中小企業白書 第5節 デジタル化・DX）
• 中小企業庁（2024年版中小企業白書 第7節 DX）
• 経済産業省（DXセレクション）

まとめ：業務課題リストは「経営と現場の共通言語」

本記事では、新人DX担当が最初に作るべき業務課題リストの意味・項目・優先順位付けを解説しました。要点を振り返ります。

DX担当の仕事は、困りごとをすべて解決することではありません。会社にとって今取り組むべき課題を、現場と経営が同じ目線で見られるようにすることです。派手なシステム導入の前に、この地味な整理作業が担当者の信頼を作ります。

次にとる行動は、第4回で作った業務棚卸し表を開き、そこから業務課題を10個だけ書き出すことです。書き出しの精度は、後から何度でも磨けます。着手に踏み切れるかどうかだけが、シリーズ第6回「小さな成功から始める」への橋渡しになります。貴社のDXは、この10個の課題から動き始めるのです。